Informace o zpracování osobních údajů
Tato informace vysvětluje, jak nakládám s osobními údaji při poskytování osobních a skupinových tréninků, provozu soukromého fitness studia Iron Monkey Fight Gym, používání webu a objednávání termínů prostřednictvím externí služby Reenio.
1. Kdo je správcem osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
Pavel Trakal
IČO: 08033714
Na Rusavě 741, 763 14 Zlín-Kostelec
e-mail: paveltrakal@gmail.com
telefon: +420 777 099 328
Označení Iron Monkey Fight Gym je název prostoru, kde tréninky probíhají. Nejde o samostatného správce osobních údajů.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.
2. Jaké údaje zpracovávám a proč
| Situace | Zpracovávané údaje | Účel a právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Dotaz přes formulář, e-mail, telefon nebo WhatsApp | jméno, e-mail, telefon, obsah zprávy a případně preferovaný termín | odpověď na poptávku a kroky před uzavřením smlouvy; čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | nejdéle 6 měsíců od vyřízení dotazu, pokud nenaváže objednávka |
| Zápis do pořadníku na volné místo ve skupině (formulář „Je plno?“) | jméno, telefon a označení skupiny, o kterou máte zájem | kroky před uzavřením smlouvy na vaši žádost; čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | do doby, než vám nabídnu místo a vy se rozhodnete, nejdéle však 12 měsíců od zápisu |
| Objednání osobního tréninku, dvojice nebo skupiny | jméno a příjmení, e-mail, případně telefon, vybraná služba a termín, stav předplaceného kreditu a nezbytné údaje o průběhu objednávky, omluvách a docházce | uzavření a plnění smlouvy; čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | zákaznický účet a kontaktní údaje 3 roky od poslední rezervace; záznamy o jednotlivých rezervacích nejdéle 2 roky od konání termínu |
| Přihlášení dítěte do skupiny | jméno a příjmení dítěte zadané při rezervaci lekce, jméno zákonného zástupce, jeho e-mail a případně telefon, vybraná skupina a nezbytné údaje o omluvách a docházce | uzavření a plnění smlouvy se zákonným zástupcem, jejímž příjemcem je dítě; čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | zákaznický účet a kontaktní údaje 3 roky od poslední rezervace; údaje z rezervačního formuláře nejdéle 6 měsíců od konání termínu |
| Kontaktní list „Předání dítěte na trénink a zpět“ (papír podepsaný ve studiu) | jméno a příjmení dítěte, skupina a termín, jméno a telefon zákonného zástupce, jméno a telefon osob pověřených předáním a převzetím, doba platnosti pověření a údaj o dohodnutém samostatném příchodu a odchodu | předání dítěte, dohled po dobu lekce a spojení se zákonným zástupcem během lekce. U dítěte a zákonného zástupce plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; u pověřených osob můj oprávněný zájem a oprávněný zájem zákonného zástupce na bezpečném předání dítěte podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | po dobu docházky dítěte a 3 roky od poslední rezervace, shodně s ostatními kontaktními údaji |
| Záznam o vážném úrazu ve studiu (jen úraz, který si vyžádal ošetření lékařem nebo přivolání záchranné služby) | datum a čas, jméno zraněného, popis události, poskytnutá první pomoc a jména svědků | doložení průběhu události pro případ uplatnění nároku z újmy na zdraví a pro hlášení pojistné události; oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, u údajů o zdravotním stavu určení, výkon nebo obhajoba právních nároků podle čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR | 3 roky od úrazu; déle jen tehdy, pokud se v té době řeší konkrétní nárok nebo pojistná událost, a to do jeho vyřízení |
| Objednávka a vystavení dárkového poukazu | jméno a příjmení kupujícího, e-mail, případně telefon, částka poukazu, jeho kód, datum vystavení a konce platnosti, údaj o uplatnění, text věnování, pokud jej uvedete, a doručovací adresa, objednáte-li poukaz tištěný poštou | uzavření a plnění smlouvy o koupi poukazu a evidence jeho platnosti a uplatnění; čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | evidence poukazu po dobu jeho platnosti a další 3 roky od vystavení kvůli případným nárokům; doručovací adresu mažu do 3 měsíců od odeslání zásilky, není-li součástí účetního dokladu |
| Vstupní dotazník před prvním tréninkem (dobrovolný) — běžná část | jméno, kontakt, datum narození, případně výška a váha, cíl tréninku, zkušenosti s pohybem, dosavadní aktivita, životospráva a preference tréninku | příprava tréninku odpovídajícího vašemu cíli a zkušenostem; oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | 12 měsíců od posledního tréninku; 6 měsíců od vyplnění, pokud ke spolupráci nedojde; do 30 dnů od námitky nebo žádosti o výmaz |
| Vstupní dotazník — zdravotní část (krok „Zdraví a omezení“) | uvedené potíže, místo bolesti či ztuhlosti, míra omezení pohybu a vaše vlastní upřesnění | bezpečné nastavení tréninku; výslovný souhlas podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR | stejné jako u běžné části; navíc do 30 dnů od odvolání souhlasu |
| Platba, účetnictví a daňové povinnosti | údaje na dokladu, údaje o platbě, částka, datum a bankovní údaje zachycené v účetních záznamech | splnění právní povinnosti; čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR | po dobu stanovenou právními předpisy |
| Bezpečný provoz webu | technické údaje a bezpečnostní záznamy, například IP adresa, čas požadavku, typ prohlížeče a záznam chyb | ochrana webu, prevence zneužití a řešení technických problémů; oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | nejdéle 90 dní, pokud není nutné delší uchování pro řešení bezpečnostního incidentu |
| Veřejné Google recenze zobrazené na webu | údaje, které Google u recenze veřejně zveřejňuje — zejména zobrazované jméno autora, hvězdičkové hodnocení, text recenze, datum, profilová fotografie a souhrnný počet a průměr hodnocení | pravdivé představení veřejného hodnocení služby; oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | vlastní archiv recenzí nevedu. Web recenze jen zobrazuje a krátkodobě je drží v technické cache, aby se stránka rychle načetla. Zdrojem i správcem obsahu zůstává Google |
| Analytika webu | online identifikátory, IP adresa, údaje o zařízení, navštívené stránky a události na webu | souhlas; čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR | nejvýše 14 měsíců v analytickém nástroji, pokud návštěvník souhlas dříve neodvolá |
| Kampaně Google Ads | online identifikátory, IP adresa, údaje o zařízení a interakce s reklamou a webem | souhlas; čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR | podle skutečného nastavení nástroje; přesné údaje uvádí zásady cookies |
| Kampaně Meta | online identifikátory, IP adresa, údaje o zařízení a interakce s reklamou a webem | souhlas; čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR | podle skutečného nastavení nástroje; přesné údaje uvádí zásady cookies |
Po skončení plnění smlouvy uchovávám uvedené údaje po zbytek uvedené doby na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — kvůli případným nárokům z poskytnuté služby a kvůli návaznosti, pokud se ke cvičení vrátíte. Proti tomuto uchování můžete vznést námitku.
Pro objednání služby potřebuji alespoň identifikaci klienta, kontaktní údaj a zvolenou službu nebo termín. Telefon zpracovávám jen tehdy, pokud jej poskytnete nebo je potřebný pro provozní komunikaci.
U dárkového poukazu je text věnování dobrovolný. Uvedete-li v něm jméno obdarovaného, zpracovávám je jen proto, aby bylo na poukazu, a po stejnou dobu jako ostatní údaje o poukazu; právním základem je můj oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR na vystavení poukazu podle vašeho zadání. Doručovací adresu potřebuju jen tehdy, objednáte-li poukaz tištěný poštou, a použiju ji výhradně k odeslání zásilky. Uplatní-li obdarovaný poukaz, zpracovávám jeho údaje dál už jako údaje klienta podle řádku o objednání tréninku.
U pověřených osob na kontaktním listu zpracovávám jen jméno a telefon a používám je výhradně k tomu, abych dítě předal správnému člověku a v případě potřeby se s ním spojil. Protože jejich údaje nedostávám od nich samotných, ale od zákonného zástupce, žádám zákonného zástupce, aby je o zápisu na list informoval; tato informace je zároveň dostupná zde. Pověřená osoba může proti zpracování vznést námitku na paveltrakal@gmail.com — pak ji z listu vyškrtnu a dítě jí nepředám.
Záznam o vážném úrazu pořizuji jen tehdy, pokud k takovému úrazu ve studiu skutečně dojde. Drobné ošetření z lékárničky nikam nezapisuji. Záznam je jedna poznámka o průběhu události, ne zdravotní dokumentace — nevedu v něm diagnózu ani nic, co bych se dozvěděl od lékaře. Podrobnosti postupu při úrazu upravuje provozní a bezpečnostní řád, kapitola 7.
Rezervační systém Reenio maže uvedené údaje automaticky po uplynutí nastavených lhůt. Účetní doklady k platbám se uchovávají po dobu stanovenou právními předpisy a mazání se na ně nevztahuje. Evidenci dárkových poukazů, podepsané kontaktní listy a případné záznamy o úrazu vedu mimo rezervační systém a likviduji je ručně po uplynutí uvedené doby.
3. Údaje o zdravotním stavu
Zdravotní údaje zpracovávám jen ve dvou situacích: ve zdravotní části vstupního dotazníku (viz níže), a to na základě vašeho výslovného souhlasu podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR, a v záznamu o vážném úrazu, pokud k němu ve studiu dojde — tam je právním základem určení, výkon nebo obhajoba právních nároků podle čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR.
Rezervační ani kontaktní formulář pro zdravotní údaje určený není. Do formuláře je prosím neuvádějte. Rezervační systém proto nemá volné pole pro poznámku. Pro rezervaci stačí jméno a e-mail; u dětské skupiny navíc jméno a příjmení dítěte, aby bylo zřejmé, kdo se lekce účastní. Ani kontaktní list „Předání dítěte na trénink a zpět“ zdravotní údaje neobsahuje a neuvádějte je na něj.
Pokud takovou informaci přesto zašlete přes běžný kontaktní kanál — e-mailem, WhatsAppem nebo formulářem — použiji ji jen v rozsahu nezbytném k okamžitému vyřízení komunikace a nebudu ji bez nutnosti využívat pro marketing.
Zdravotní kartu nevedu a zdravotnickou dokumentaci po vás nechci. Nejsem lékař ani fyzioterapeut a osobní trénink jejich péči nenahrazuje; při pochybnostech o svém zdravotním stavu vhodnost cvičení konzultujte s lékařem. Podrobnosti jsou v obchodních podmínkách.
Vstupní dotazník
Před prvním tréninkem vám mohu poslat odkaz na vstupní dotazník s otázkami na cíle, dosavadní pohyb, životosprávu, zdravotní omezení a preference tréninku. Jeho vyplnění je dobrovolné.
Odpovědi z běžné části zpracovávám proto, abych vám mohl připravit trénink odpovídající vašemu cíli, zkušenostem a běžnému režimu — právním základem je můj oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku nebo rovnou požádat o výmaz odpovědí, aniž by to mělo vliv na možnost dál trénovat.
Zdravotní část je zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR a zpracovávám ji jen na základě vašeho výslovného souhlasu podle čl. 9 odst. 2 písm. a). Ten udělujete samostatným zaškrtnutím v posledním kroku dotazníku a můžete jej kdykoli odvolat e-mailem na paveltrakal@gmail.com. Odvoláním není dotčena zákonnost dřívějšího zpracování; po odvolání zdravotní část odpovědí smažu do 30 dnů a nemá to vliv na možnost dál trénovat — omezení si pak projdeme ústně před tréninkem.
Zdravotní údaje z dotazníku používám výhradně k bezpečnému nastavení tréninku. Nikam je nepředávám a k jinému účelu je nepoužívám. Diagnózu uvádět nemusíte.
Údaje o životosprávě — spánek, stres, pravidelnost jídla, pitný režim, alkohol a nikotin — jsou běžné osobní údaje o způsobu života. Nejde o údaje o zdravotním stavu a zdravotní stav z nich nedovozuji.
Dotazník je samostatná aplikace a má vlastní informaci o zpracování osobních údajů, kterou v ní najdete. Odpovědi jsou v databázi uložené zašifrovaně a přečíst je jde jen v chráněné administraci, do které mám přístup pouze já.
4. Děti
Dítě do skupiny přihlašuje jeho zákonný zástupce. U dětí zpracovávám jen údaje nutné pro organizaci vhodné skupiny a komunikaci se zákonným zástupcem. Nevedu veřejné seznamy účastníků.
Zákonný zástupce rezervuje lekce ze svého vlastního zákaznického účtu. Při rezervaci uvádí jméno a příjmení dítěte, abych věděl, kdo se lekce zúčastní; jiné údaje o dítěti v rezervačním systému nevedu. Samostatný účet pro dítě nezakládám.
Údaj o jménu dítěte se objeví také v potvrzovacím e-mailu o rezervaci, který systém odesílá zákonnému zástupci a mně.
Před první lekcí podepisuje zákonný zástupce ve studiu kontaktní list „Předání dítěte na trénink a zpět“. Uvádí na něm telefon, na kterém je po dobu lekce dostupný, a případně jméno a telefon osob, které pověřuje předáním a převzetím dítěte. Podepsané listy uchovávám v papírové podobě ve studiu a po uplynutí uvedené doby je skartuji.
Dojde-li k vážnému úrazu dítěte, neprodleně o něm informuji zákonného zástupce a pořizuji o něm stejný záznam jako u dospělého klienta.
Vstupní dotazník vyplňují jen dospělí klienti; pro děti určený není.
5. Komu mohou být údaje zpřístupněny
K osobním údajům má přístup především Pavel Trakal. V nezbytném rozsahu mohou být údaje zpřístupněny těmto kategoriím příjemců:
- společnosti GARVIS Solutions s.r.o., 28. října 3346/91, 702 00 Ostrava, IČO 28659058, která provozuje službu Reenio. U rezervací, které pro mě zpracovává na můj pokyn, vystupuje jako zpracovatel. U vašeho zákaznického účtu a provozu své služby má vlastní roli správce a platí pro něj jeho vlastní zásady ochrany osobních údajů, se kterými se seznámíte při registraci;
- společnosti WEDOS Internet, a.s., Masarykova 1230, 373 41 Hluboká nad Vltavou, IČO 28115708, která zajišťuje hosting webu, a případnému poskytovateli jeho technické správy;
- společnosti Google jako provozovateli e-mailové schránky paveltrakal@gmail.com, kterou používám pro potvrzení objednávek, odeslání dárkových poukazů a další komunikaci;
- společnostem Vercel Inc. (provoz aplikace vstupního dotazníku, nasazení v regionu Frankfurt) a Databricks, Inc. jako provozovateli databázové služby Neon (region Evropská unie), obě se sídlem ve Spojených státech amerických; údaje z dotazníku včetně zdravotní části jsou u nich uložené v zašifrované podobě;
- České poště nebo jinému doručovateli, objednáte-li dárkový poukaz tištěný poštou — v rozsahu údajů na zásilce;
- pojišťovně, u které mám sjednané pojištění odpovědnosti, a to výhradně při hlášení pojistné události po vážném úrazu, v rozsahu záznamu podle kapitoly 2;
- zdravotnické záchranné službě a dalším složkám integrovaného záchranného systému, pokud je při úrazu nebo mimořádné události nutné je přivolat;
- bance, účetnímu nebo daňovému poradci při zpracování plateb a zákonných účetních povinností;
- orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon nebo je to nutné pro ochranu právních nároků.
Podepsané kontaktní listy nikomu nepředávám — zůstávají v papírové podobě ve studiu.
Jestliže k tomu udělíte souhlas v cookie liště, může web načítat Google Analytics, nástroje Google Ads a služby Meta pro vyhodnocení kampaní. Google Ads a Meta mají v liště vždy samostatnou volbu. Konkrétní nástroje a jejich cookies jsou vždy uvedené v informacích o cookies.
Pokud se rozhodnete kontaktovat mě přes WhatsApp, komunikace probíhá také prostřednictvím služby WhatsApp/Meta. Tento kanál si volíte dobrovolně; na zpracování v rámci této služby se vztahují pravidla jejího provozovatele.
Reenio může při poskytování své služby využívat další zpracovatele. Jejich aktuální přehled a vlastní zásady ochrany osobních údajů zveřejňuje provozovatel Reenia na svém webu. Technické dodavatele vybírám tak, aby byla data chráněna přiměřeně účelu a smluvně ošetřena tam, kde vystupují jako zpracovatelé.
6. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor
Reenio uvádí, že jeho interní serverové části a databáze provozuje na platformě Microsoft Azure na serverech umístěných v Evropské unii. Reenio a jeho další dodavatelé však mohou podle svých aktuálních podmínek využívat také služby spojené se zpracováním mimo Evropský hospodářský prostor; případné předání musí probíhat na základě odpovídající právní záruky.
Aplikace vstupního dotazníku běží u společnosti Vercel a databáze u služby Neon provozované společností Databricks. Obě jsou americké, takže i při provozu v evropských regionech může docházet ke zpracování mimo Evropský hospodářský prostor; předání se opírá o standardní smluvní doložky uzavřené v rámci zpracovatelských smluv.
E-mailovou komunikaci vedu ze schránky provozované společností Google. Při této komunikaci, při psaní přes WhatsApp, při správě Google Business Profile a při udělení souhlasu s Google či Meta nástroji mohou jejich provozovatelé zpracovávat údaje i mimo Evropský hospodářský prostor podle vlastních pravidel ochrany soukromí. Aktuální informace poskytují Google a Meta.
7. Google recenze
Na webu zobrazuju veřejné recenze z mého ověřeného Google Business Profile — na úvodní stránce a u služeb ty nejnovější, na stránce Recenze jich je vidět víc. Recenze nevybírám, neupravuju ani nemažu; co je na webu, je totéž, co je veřejně na Googlu, a celý blok vede na profil s kompletními recenzemi.
Zobrazuju u nich to, co Google sám veřejně zveřejňuje — jméno autora, hodnocení, text, datum a profilovou fotografii. Vlastní archiv recenzí nevedu. Web si o ně řekne na serveru přes oficiální rozhraní Google a krátkodobě je drží jen proto, aby se stránka rychle načetla; zdrojem i správcem obsahu zůstává Google. Prohlížeč návštěvníka kvůli recenzím Google nevolá.
Právním základem je můj oprávněný zájem na tom, aby bylo skutečné veřejné hodnocení služby vidět i na mém webu. Máte-li dotaz nebo námitku k zobrazení své recenze zrovna tady, napište mi na paveltrakal@gmail.com. Svoji recenzi můžete kdykoli upravit nebo smazat přímo v Google — pak zmizí i z mého webu.
8. Spolupráce s Nohama na zemi
Spolupráce s praxí Nohama na zemi neznamená automatické sdílení údajů klientů. Oba provozy pracují jako samostatní správci. Údaj předám pouze na konkrétní žádost klienta nebo v jiném zákonem dovoleném případě.
9. Mapa, analytika a marketing
Na stránce Kontakt se místo provozovny nejdřív zobrazí jako statický obrázek mapy, který se načítá přímo z tohoto webu — při jeho zobrazení se ke Googlu nepřenášejí žádné údaje. Interaktivní mapa Google se do stránky vloží až po vašem kliknutí na tlačítko „Načíst interaktivní mapu“; teprve tím se ke Googlu přenese vaše IP adresa a údaje o prohlížeči a Google může uložit vlastní cookies. Na ostatních stránkách je uvedená adresa a tlačítko vedoucí na mapy. Bez vašeho kliknutí nenačítá vložené okno map žádná stránka. Ke Googlu tedy odcházíte až ve chvíli, kdy sami kliknete.
Analytiku návštěvnosti, Google Ads a Meta Pixel mohu používat pouze po vašem aktivním souhlasu v samostatných kategoriích. Google Analytics 4 je aktivní od 10. 9. 2026 v kategorii „Statistiky“; Google Ads ani Meta Pixel zatím nepoužívám. Odvoláte-li souhlas se statistikami, měření se okamžitě zastaví a analytické cookies se smažou. Odmítnutí statistik, reklamy Google nebo reklamy Meta nezabrání prohlížení webu ani přechodu do Reenia. Nastavení lze kdykoli změnit odkazem „Nastavení cookies“ v patičce.
V současné podobě neprovozuji newsletter ani nepoužívám údaje z rezervací pro automatizovaný e-mailový marketing. Pokud v budoucnu zavedu odběr novinek, požádám o samostatný, dobrovolný a odvolatelný souhlas. Souhlas nebude podmínkou rezervace ani účasti na tréninku.
Fotografie a videa z tréninků, na kterých je klient rozpoznatelný, zveřejňuji na webu nebo na sociálních sítích jen na základě samostatného písemného souhlasu. U dítěte jej uděluje zákonný zástupce. Souhlas je dobrovolný, není podmínkou účasti na tréninku a lze jej kdykoli odvolat.
10. Vaše práva
Můžete požádat o přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování nebo přenositelnost údajů v případech, kdy to GDPR umožňuje. U zpracování založeného na oprávněném zájmu můžete vznést námitku. Souhlas se zpracováním zdravotních údajů z dotazníku i jakýkoli jiný udělený souhlas můžete kdykoli odvolat; odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.
Žádost pošlete na paveltrakal@gmail.com. Odpovím bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího doručení. Je-li žádost složitá nebo jich přijde více, mohu lhůtu prodloužit až o další dva měsíce — o prodloužení a jeho důvodech vás vyrozumím do jednoho měsíce.
Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.gov.cz
11. Povinnost údaje poskytnout a automatizované rozhodování
Údaje označené jako povinné potřebuji pro objednání a poskytnutí služby. Bez nich nemusím být schopen objednávku přijmout nebo službu zajistit. Bez telefonu na zákonného zástupce a bez podepsaného kontaktního listu nemohu dítě na lekci bezpečně převzít. Vstupní dotazník ani jeho zdravotní část povinné nejsou a jejich nevyplnění nemá na možnost trénovat žádný vliv. Uvedení pověřených osob je dobrovolné — bez nich si dítě vyzvedává jen zákonný zástupce. O přijetí do skupiny ani o jiných záležitostech s právními nebo obdobně významnými účinky nerozhoduji výhradně automatizovaně.
12. Aktualizace této informace
Tuto informaci upravím, pokud se změní způsob provozu webu, objednávání služeb nebo okruh používaných dodavatelů. Aktuální verze bude vždy dostupná na webu.